Przejdź do treści
Zadzwoń (22) 290 60 20 Umów wizytę

Regulamin korzystania z aplikacji „Dr Volovyk”

Data publikacji: 2026-10-09 · Data wejścia w życie: 2026-10-26 (poprzednia wersja: 2026-09-01). Niniejsza wersja obejmuje funkcje wprowadzone w Aplikacji w wersjach 1.2–1.8 (rejestracja Konta w Aplikacji, oświadczenia i zgody składane w Aplikacji, automatyczne powiązanie wyników z Kontem, zapis wyników do pliku, ekran informacyjny, od wersji 1.7 – Konto personelu Gabinetu w Aplikacji, a od wersji 1.8 – powiadomienia o wcześniejszym terminie wizyty).

1. Postanowienia ogólne i definicje

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji mobilnej „Dr Volovyk” (dalej: Aplikacja) – prywatnego portalu klienta gabinetu Dr. Volovyk, w którym Klient zakłada Konto, składa oświadczenia i zgody wymagane przez Gabinet, rezerwuje wizyty w Gabinecie oraz uzyskuje wgląd we własne wyniki testów i ocen paramedycznych/wellness po odbytej wizycie.

1.2. W świadczenie i utrzymanie Usługi zaangażowane są dwa odrębne podmioty:

  • Dostawca Aplikacji (Usługodawca) – Media Friends Sp. z o.o., z siedzibą pod adresem Aleje Jerozolimskie 155 / U3, 02-326 Warszawa, NIP 5291821424, KRS 0000730783, adres kontaktowy: (dalej: Dostawca Aplikacji lub Media Friends). Media Friends jest deweloperem i wydawcą Aplikacji w sklepach Apple App Store i Google Play oraz udostępnia i utrzymuje od strony technicznej Aplikację wraz z infrastrukturą zaplecza (backend).

  • Podmiot prowadzący działalność paramedyczną/wellness / Administrator danych – Volovyk Clinic Sp. z o.o., z siedzibą pod adresem Aleje Jerozolimskie 155 / U3, 02-326 Warszawa, NIP 5291821045, adres kontaktowy: (dalej: Usługodawca Wellness, Administrator lub Gabinet). Volovyk Clinic prowadzi działalność o charakterze paramedycznym/wellness, wykonuje testy i oceny w tym zakresie oraz jest administratorem danych osobowych Klienta, w tym danych dotyczących zdrowia, w rozumieniu RODO. Działalność Volovyk Clinic nie stanowi świadczenia zdrowotnego w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej.

1.3. Definicje używane w Regulaminie:

  • Usługa – udostępnienie Klientowi za pośrednictwem Aplikacji: (a) wglądu we własne wyniki testów i ocen paramedycznych/wellness (dane dotyczące zdrowia) w formie elektronicznej (m.in. pliki PDF) oraz możliwości zapisania ich do pliku, (b) możliwości rezerwacji, odwołania i potwierdzenia wizyty w Gabinecie, (c) powiadomień i przypomnień związanych z wizytami, (d) możliwości złożenia oświadczeń i zgód wymaganych przez Gabinet oraz (e) ekranu informacyjnego o metodzie stosowanej w Gabinecie. Aplikacja jedynie udostępnia Klientowi jego własne wyniki testów i ocen prowadzonych przez Usługodawcę Wellness; nie tworzy ani nie modyfikuje tych treści.
  • Klient lub Użytkownik – osoba fizyczna, która ukończyła 16 lat, posiada Konto w Aplikacji i korzysta z Aplikacji; osoba w wieku 16–18 lat korzysta z Aplikacji za wiedzą i zgodą przedstawiciela ustawowego.
  • Konto – zbiór danych i uprawnień przypisanych do Klienta w Aplikacji, umożliwiający uwierzytelnienie, rezerwację wizyt i dostęp do wyników.
  • Personel – osoba upoważniona przez Administratora (Volovyk Clinic) do obsługi klientów Gabinetu, korzystająca z Aplikacji na Koncie personelu.
  • Konto personelu – odrębny rodzaj konta w Aplikacji, przypisany osobie z Personelu, umożliwiający wgląd w kalendarz dnia Gabinetu, rejestr osób, kartę osoby wraz z jej wynikami oraz rozpatrywanie spraw weryfikacji Powiązania wyników. Konta personelu nie można założyć samodzielnie – uprawnienie nadaje wyłącznie Administrator. Konto personelu nie jest Kontem Klienta i nie służy do korzystania z Usługi w charakterze Klienta (sekcja 3a).
  • Rejestracja – założenie Konta w Aplikacji: potwierdzenie adresu e-mail jednorazowym kodem, podanie danych (imię, nazwisko, data urodzenia, numer telefonu), złożenie Oświadczeń oraz ustawienie hasła.
  • Oświadczenia – informacja o przetwarzaniu danych osobowych oraz oświadczenia i zgody prezentowane w Aplikacji (m.in. potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych, wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, oświadczenie rodzica/opiekuna prawnego, dobrowolne zgody na kontakt), zastępujące oświadczenie wypełniane dotąd papierowo w Gabinecie.
  • Użytkownik główny – Klient, który loguje się do Aplikacji i zarządza Kontem, w tym listą Członków konta oraz rezerwacjami.
  • Członek konta – osoba dodana do Konta przez Użytkownika głównego (członek rodziny, w tym dziecko), na rzecz której Użytkownik główny może rezerwować wizyty i przeglądać wyniki.
  • Powiązanie wyników – przypisanie wyników testów/ocen do Konta lub Członka konta, dokonywane po stronie systemów obsługujących Usługę zgodnie z sekcją 5a.
  • Rezerwacja – dokonane w Aplikacji zarezerwowanie terminu wizyty w Gabinecie na wybraną usługę z cennika Gabinetu.
  • Gabinet – gabinet Dr. Volovyk prowadzony przez Usługodawcę Wellness (Volovyk Clinic Sp. z o.o.), świadczący usługi o charakterze paramedycznym/wellness.
  • Kartoteka Gabinetu – rejestr osób prowadzony w systemie Aplikacji (imię, nazwisko, adres e-mail), na podstawie którego wyniki były powiązywane z Kontami założonymi przed wersją 1.4 Aplikacji. Wpisy zaimportowane z arkusza Gabinetu pozostają w rejestrze; od wersji 1.6 arkusz przestaje być jedynym źródłem powiązania wyników (rolę tę przejmuje Kalendarz Gabinetu) i jest stopniowo wygaszany.
  • Kalendarz Gabinetu – kalendarz, w którym Gabinet odnotowuje terminy wizyt – zarówno zarezerwowanych w Aplikacji, jak i umówionych na stronie internetowej lub telefonicznie.

1.4. Korzystanie z Aplikacji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Klient, który nie akceptuje Regulaminu, nie powinien korzystać z Aplikacji.

1.5. Aplikacja jest udostępniana bezpłatnie. Nie zawiera płatności w aplikacji ani reklam. Usługi Gabinetu zarezerwowane za pośrednictwem Aplikacji są płatne w Gabinecie, zgodnie z cennikiem widocznym przy rezerwacji; Aplikacja nie pobiera ani nie pośredniczy w płatnościach.

1.6. Podział ról i odpowiedzialności. Strony pełnią różne role w ramach Usługi:

  • Media Friends (Dostawca Aplikacji) odpowiada za techniczne działanie Aplikacji, jej dostępność, dystrybucję w sklepach z aplikacjami oraz wsparcie techniczne. W zakresie danych osobowych Klienta Media Friends działa jako podmiot przetwarzający w imieniu i na polecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
  • Volovyk Clinic (Usługodawca Wellness / Administrator) odpowiada za treść i poprawność udostępnianych wyników ocen paramedycznych/wellness, za świadczenie usług paramedycznych/wellness, za treść Oświadczeń, za decyzje w sprawie Powiązania wyników wymagającego weryfikacji oraz obsługę praw Klienta dotyczących danych osobowych (jako Administrator). Volovyk Clinic decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych Klienta. Volovyk Clinic upoważnia osoby z Personelu do korzystania z Kont personelu, określa zakres tego upoważnienia i odpowiada za sposób korzystania z tych kont (sekcja 3a).

2. Zakres Usługi

2.1. Usługa polega na umożliwieniu Klientowi: (a) wglądu w jego własne wyniki testów i ocen paramedycznych/wellness prowadzonych przez Gabinet i udostępnionych w Aplikacji w formie elektronicznej oraz zapisania ich do pliku na własnym urządzeniu (pkt 2.5), (b) rezerwacji, odwołania i potwierdzenia wizyty w Gabinecie (sekcja 6), (c) otrzymywania powiadomień i przypomnień związanych z wizytami, (d) złożenia Oświadczeń wymaganych przez Gabinet (pkt 3.8) oraz (e) zapoznania się z ekranem informacyjnym o metodzie stosowanej w Gabinecie (pkt 2.6).

2.2. Klient ma dostęp wyłącznie do własnych wyników oraz wyników Członków konta dodanych do jego Konta, po ich Powiązaniu zgodnie z sekcją 5a. Aplikacja nie udostępnia Klientowi wyników ani danych innych osób. Osoby z Personelu korzystające z Konta personelu mają wgląd w dane osób, których obsługa tego wymaga, i wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej wykonania; każdy taki wgląd jest odnotowywany w rejestrze dostępu personelu (sekcja 3a).

2.3. Charakter Usługi oraz czego Aplikacja i Usługa NIE stanowią. Usługa ma charakter wyłącznie paramedyczny/wellness. W szczególności:

  • Usługa nie jest świadczeniem zdrowotnym w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej;
  • Aplikacja nie jest wyrobem medycznym (urządzeniem medycznym) w rozumieniu obowiązujących przepisów;
  • Usługa ani Aplikacja nie stanowią diagnozy ani oceny medycznej;
  • Usługa ani Aplikacja nie stanowią porady medycznej ani zaleceń terapeutycznych;
  • nie zastępują konsultacji lekarskiej ani opieki lekarskiej;
  • Aplikacja nie analizuje ani nie interpretuje treści udostępnionych wyników w imieniu Klienta.

2.4. Aplikacja służy wyłącznie udostępnianiu Klientowi jego wyników ocen paramedycznych/wellness i ma charakter informacyjny.

2.5. Zapis wyników do pliku (eksport). Klient może udostępnić lub zapisać swój wynik jako plik PDF, a w przypadku wyników w aktualnym formacie – także wygenerować z niego plik eksportu w formacie JSON, przeznaczony do wczytania w programie Biohealer. Zapis następuje wyłącznie na wyraźne polecenie Klienta, do lokalizacji przez niego wybranej. Plik zapisany poza Aplikacją pozostaje pod wyłączną kontrolą Klienta: Aplikacja nie ma na niego wpływu, nie może go usunąć i nie przekazuje go automatycznie żadnemu podmiotowi. Plik eksportu jest odwzorowaniem danych z wyniku udostępnionego przez Gabinet – Dostawca Aplikacji nie odpowiada za sposób jego wykorzystania w programach zewnętrznych ani za działanie tych programów. Klient odpowiada za bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików zapisanych poza Aplikacją.

2.6. Ekran informacyjny. Aplikacja zawiera ekran „Vega Test – jak to wygląda”, wyświetlający artykuł ze strony internetowej Gabinetu (www.doctorvolovyk.com) w trybie dostosowanym do Aplikacji (bez menu, stopki, baneru cookies i skryptów analitycznych strony). Treść ma charakter informacyjny i podlega pkt 2.3 i sekcji 5. Odnośniki prowadzące poza stronę Gabinetu otwierają się w przeglądarce systemowej, poza Aplikacją; formularz rezerwacji dostępny na stronie internetowej nie jest wyświetlany w Aplikacji – wizyty rezerwuje się w Aplikacji zgodnie z sekcją 6.

3. Rejestracja, wymagania dostępu i Konto

3.1. Rejestracja. Konto w Aplikacji może założyć każda osoba, która ukończyła 16 lat i dysponuje adresem e-mail – także osoba, która nie była jeszcze klientem Gabinetu. Rejestracja polega na: potwierdzeniu adresu e-mail jednorazowym kodem wysłanym na ten adres, podaniu imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz numeru telefonu, złożeniu Oświadczeń (pkt 3.8), opcjonalnym wskazaniu, skąd Klient dowiedział się o Gabinecie, oraz ustawieniu hasła. Założenie Konta nie wymaga wcześniejszej wizyty w Gabinecie ani obecności w Kartotece Gabinetu.

3.2. Klient zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne dane. Imię i nazwisko należy wpisać w brzmieniu zgodnym z dokumentami – pod tymi danymi Gabinet zapisuje wyniki, a niezgodność (np. zdrobnienie, inna pisownia) może uniemożliwić automatyczne Powiązanie wyników (sekcja 5a). Wskazanie osoby poniżej 16 lat jako Użytkownika głównego nie jest możliwe; w takim przypadku Konto zakłada rodzic lub opiekun prawny i dodaje dziecko jako Członka konta.

3.3. Konta założone przed wersją 1.4. Konta klientów, których adres e-mail znajdował się w Kartotece Gabinetu, zachowują dostęp do wyników na dotychczasowych zasadach. Przy pierwszym logowaniu po aktualizacji Aplikacja prosi o złożenie Oświadczeń (pkt 3.8); do czasu ich złożenia rezerwacja wizyt w Aplikacji nie jest możliwa, a wgląd w wyniki pozostaje dostępny.

3.4. Logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail oraz jednorazowego kodu (OTP) wysyłanego na ten adres albo przy użyciu hasła. Hasło jest ustawiane przez Klienta po pierwszym logowaniu kodem jednorazowym i przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hash). Logowanie na Konto personelu wymaga dodatkowo uwierzytelniania dwuskładnikowego (pkt 3a.2).

Punkty 3.5 i 3.6 stosuje się odpowiednio do osób korzystających z Konta personelu, z uwzględnieniem obowiązków określonych w sekcji 3a.

3.5. Klient zobowiązany jest do zachowania w poufności danych umożliwiających logowanie (w szczególności hasła oraz kodów jednorazowych) i nieudostępniania ich osobom trzecim. Klient powinien ustanowić hasło trudne do odgadnięcia i nieużywane w innych usługach.

3.6. Klient ponosi odpowiedzialność za czynności wykonane w ramach jego Konta do czasu zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego dostępu, w granicach określonych przepisami prawa. W przypadku podejrzenia, że dane logowania zostały ujawnione lub że z Konta korzysta osoba nieuprawniona, Klient powinien niezwłocznie powiadomić Gabinet pod adresem .

3.7. Konto rodzinne i Członkowie konta. Użytkownik główny może dodać do Konta Członków konta – członków rodziny, w tym dzieci – podając ich imię, nazwisko i datę urodzenia. Osoba poniżej 16 lat jest oznaczana jako dziecko; przy jej dodawaniu Użytkownik główny składa w Aplikacji oświadczenie, że jest jej rodzicem lub opiekunem prawnym, i wyraża w jej imieniu zgodę wymaganą przez Gabinet. Użytkownik główny:

  • podaje i aktualizuje dane Członków konta oraz dane uczestników wizyt i odpowiada za ich prawidłowość;
  • oświadcza, że jest uprawniony do działania w imieniu Członków konta – w przypadku dzieci jako rodzic lub opiekun prawny;
  • odpowiada za rezerwacje, odwołania i potwierdzenia wizyt dokonywane w ramach Konta na rzecz Członków konta.

Konta założone przed wersją 1.4 mogą wskazywać Członków konta spośród osób z Kartoteki Gabinetu na dotychczasowych zasadach.

Użytkownik główny może poprawić dane Członka konta dodanego w Aplikacji do czasu Powiązania wyników i o ile nie trwa weryfikacja zgłoszenia. Usunąć Członka konta z Konta może na tych samych warunkach i dodatkowo tylko wtedy, gdy nie ma dla niego zaplanowanej wizyty. Po Powiązaniu zmiana danych następuje przez zgłoszenie w Aplikacji rozpatrywane przez Gabinet.

3.8. Oświadczenia składane w Aplikacji. Aplikacja prezentuje Klientowi informację o przetwarzaniu danych osobowych oraz oświadczenia i zgody wymagane przez Gabinet: przy Rejestracji, przy dodawaniu Członka konta poniżej 16 lat oraz – dla Kont założonych wcześniej – jednorazowo po aktualizacji. Część Oświadczeń jest wymagana do korzystania z Usługi (potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych, wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia w celu wykonania testu/oceny i udostępnienia wyników w Aplikacji, oświadczenie rodzica/opiekuna prawnego dla dziecka), a część dobrowolna (zgoda na jednorazowy kontakt e-mail po wizycie, zgoda na połączenia głosowe w sprawie wizyty). Aplikacja zapisuje treść (w postaci wersji i skrótu kryptograficznego), decyzję i datę złożenia każdego Oświadczenia. Klient, który złożył wymagane Oświadczenia w Aplikacji, nie wypełnia papierowego oświadczenia w Gabinecie – Gabinet jest o tym informowany przy każdej Rezerwacji. Treść Oświadczeń ustala Administrator. Wśród Oświadczeń wymaganych jest akceptacja niniejszego Regulaminu i Polityki prywatności (z datą wersji). Nowa wersja Oświadczeń unieważnia poprzednią – po jej wprowadzeniu Aplikacja prosi każdego Klienta o zapoznanie się z aktualnymi tekstami i ponowne zaznaczenie wymaganych pól; do tego czasu Rezerwacja w Aplikacji jest niedostępna, a wgląd w wyniki pozostaje. Wycofanie zgody następuje przez kontakt z Administratorem, na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

3.9. Aplikacja nie jest przeznaczona do samodzielnego korzystania przez osoby poniżej 16 lat; z Aplikacji korzysta wyłącznie Użytkownik główny.

3a. Konto personelu

3a.1. Kto korzysta z Konta personelu. Konto personelu jest przeznaczone wyłącznie dla osób upoważnionych przez Administratora (Volovyk Clinic) do obsługi klientów Gabinetu. Uprawnienie nadaje wyłącznie Administrator; nie można go uzyskać przez samodzielną rejestrację w Aplikacji. Konto personelu nie jest Kontem Klienta: nie ma Członków konta, nie służy do rezerwacji wizyt ani do wglądu we własne wyniki. Osoba z Personelu, która chce korzystać z Aplikacji jako Klient, zakłada w tym celu odrębne Konto na inny adres e-mail.

3a.2. Uwierzytelnianie i sesja. Logowanie na Konto personelu wymaga hasła oraz uwierzytelniania dwuskładnikowego – jednorazowego kodu (TOTP) z aplikacji uwierzytelniającej zarejestrowanej przy pierwszym logowaniu. Sesja pracy jest ważna nie dłużej niż 12 godzin od zalogowania, a Aplikacja wylogowuje Konto personelu po 5 minutach bezczynności. Zalogowanie z nowego urządzenia jest sygnalizowane wiadomością e-mail wysyłaną na adres Konta personelu oraz na wewnętrzny adres Gabinetu. Liczba prób logowania i weryfikacji kodu jest ograniczona.

3a.3. Obowiązki osoby korzystającej z Konta personelu. Osoba z Personelu zobowiązana jest w szczególności do:

  • zachowania w poufności danych klientów Gabinetu, w tym danych dotyczących zdrowia, także po ustaniu upoważnienia;
  • zachowania w poufności danych logowania oraz drugiego składnika uwierzytelniania i nieudostępniania Konta personelu innym osobom, w tym innym osobom z Personelu;
  • korzystania z Konta personelu wyłącznie w celu obsługi klientów Gabinetu i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania konkretnej czynności;
  • niezwłocznego zgłoszenia Administratorowi podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta personelu, w tym po otrzymaniu wiadomości o zalogowaniu z nieznanego urządzenia;
  • niezapisywania wyników poza Aplikacją, chyba że jest to niezbędne do obsługi klienta i zgodne z poleceniami Administratora.

3a.4. Ograniczenia i rejestr dostępu. Na Koncie personelu widoczne są wyłącznie dane osób, których obsługa tego wymaga. Aplikacja nie zapisuje wyników w pamięci podręcznej urządzenia przy korzystaniu z Konta personelu, a przy wylogowaniu usuwa z urządzenia pliki zapisane wcześniej w tej pamięci. Każde otwarcie karty osoby, otwarcie wyniku, zapis pliku eksportu oraz decyzja w sprawie Powiązania wyników są odnotowywane w rejestrze dostępu personelu (kto z Personelu, kiedy i jakiej czynności dokonał – bez imion, nazwisk i bez treści wyników). Rejestr służy rozliczalności, jest przechowywany przez 3 lata i pozostaje zachowany także po usunięciu Konta Klienta oraz po odebraniu uprawnienia osobie z Personelu; szczegóły określa Polityka prywatności. Osoba z Personelu ma wgląd we własne wpisy w rejestrze na Koncie personelu.

3a.5. Zawieszenie. Zasady zawieszenia Konta personelu i odebrania uprawnienia określa pkt 10.5. Naruszenie obowiązków określonych w niniejszej sekcji może stanowić również naruszenie obowiązków wynikających ze stosunku prawnego łączącego osobę z Personelu z Administratorem.

4. Zasady korzystania (dozwolony użytek)

4.1. Klient zobowiązuje się korzystać z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem oraz jej przeznaczeniem.

4.2. Zabronione jest w szczególności:

  • podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do Aplikacji, jej systemów lub danych innych osób;
  • podawanie nieprawdziwych danych, w tym cudzego imienia i nazwiska lub cudzej daty urodzenia, w celu uzyskania dostępu do wyników innej osoby;
  • zakładanie Konta lub dodawanie Członka konta w imieniu osoby, do reprezentowania której Klient nie jest uprawniony;
  • korzystanie z cudzego Konta lub udostępnianie własnego Konta innym osobom;
  • ingerowanie w działanie Aplikacji, jej zabezpieczenia lub infrastrukturę;
  • podejmowanie działań mogących zakłócić funkcjonowanie Usługi lub naruszyć jej bezpieczeństwo (w tym masowe zakładanie Kont lub Rezerwacji);
  • wykorzystywanie Aplikacji do celów niezgodnych z prawem.

4.3. Naruszenie zasad korzystania może skutkować zawieszeniem lub usunięciem Konta zgodnie z sekcją 10. Zakazy określone w pkt 4.2 stosuje się odpowiednio do Konta personelu; dodatkowe obowiązki osób z Personelu określa sekcja 3a.

5. Charakter wyników i brak porady medycznej

5.1. Wyniki udostępniane w Aplikacji mają charakter wyłącznie informacyjny i paramedyczny/wellness. Stanowią one elektroniczne odwzorowanie wyników testów i ocen paramedycznych/wellness prowadzonych przez Gabinet. Nie są diagnozą medyczną ani dokumentacją medyczną w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej.

5.2. Usługa i Aplikacja nie zastępują porady, konsultacji ani opieki medycznej i nie stanowią świadczenia zdrowotnego. W sprawach dotyczących zdrowia, interpretacji wyników, leczenia lub decyzji terapeutycznych decydująca jest konsultacja z lekarzem.

5.3. Klient nie powinien podejmować ani zaniechać działań dotyczących swojego zdrowia wyłącznie na podstawie treści udostępnionych w Aplikacji (w tym na ekranie informacyjnym lub w pliku eksportu) bez konsultacji z lekarzem.

5.4. W sytuacji nagłej lub zagrożenia zdrowia lub życia Klient powinien skontaktować się z numerem alarmowym lub placówką ochrony zdrowia.

5a. Powiązanie wyników z Kontem

5a.1. Wyniki testów i ocen są udostępniane w Aplikacji dopiero po ich Powiązaniu z Kontem lub Członkiem konta. Powiązanie odbywa się po stronie systemów obsługujących Usługę, bez udziału Klienta, według następujących zasad:

  • dla Kont założonych przed wersją 1.4 – na podstawie Kartoteki Gabinetu, jak dotychczas;
  • dla Kont założonych w Aplikacji – automatycznie po odbytej wizycie, gdy łącznie: (1) wizyta odnotowana w Kalendarzu Gabinetu (zarezerwowana w Aplikacji, na stronie internetowej lub telefonicznie) dla danej osoby odbyła się, (2) w archiwum wyników Gabinetu znajduje się dokument oznaczony datą tej wizyty oraz imieniem i nazwiskiem tej osoby, (3) w Kartotece Gabinetu nie ma innej osoby o tym samym imieniu i nazwisku.

5a.2. Powiązanie automatyczne następuje zwykle w ciągu kilku dni po wizycie – po umieszczeniu wyniku w archiwum przez Gabinet. Jeżeli w ciągu 5 dni od wizyty nie uda się dopasować wyniku (np. z powodu innej pisowni nazwiska) albo w Kartotece jest inna osoba o tym samym imieniu i nazwisku, sprawa jest kierowana do weryfikacji przez Gabinet, o czym Klient jest informowany komunikatem w Aplikacji. Do czasu decyzji Gabinetu wyniki nie są udostępniane.

5a.3. Zasada nadrzędna: Aplikacja nigdy nie udostępnia wyników innej osoby. W razie jakiejkolwiek wątpliwości co do tożsamości wyniki pozostają nieudostępnione do czasu potwierdzenia przez Gabinet. Dostawca Aplikacji i Gabinet nie gwarantują, że Powiązanie automatyczne nastąpi w każdym przypadku – w szczególności przy niezgodności danych podanych przez Klienta z danymi w archiwum Gabinetu.

5a.4. Jeżeli Gabinet odmówi Powiązania (np. nie może potwierdzić tożsamości), Klient widzi w Aplikacji komunikat z prośbą o kontakt z Gabinetem; wyniki mogą zostać udostępnione po wyjaśnieniu sprawy z Gabinetem. Ponowna Rezerwacja wizyty w Aplikacji uruchamia procedurę Powiązania na nowo.

5a.5. Od wersji 1.6 pierwszą przesłankę ustala się na podstawie Kalendarza Gabinetu, dzięki czemu Powiązanie działa także dla wizyt umówionych na stronie internetowej i telefonicznie. Wpis w kalendarzu jest przypisywany do osoby na Koncie po adresie e-mail podanym przy umawianiu wizyty (pełna zgodność adresu). Jeżeli we wpisie nie ma adresu e-mail, a zgadza się wyłącznie imię i nazwisko, wizyta nie jest przypisywana automatycznie – sprawa trafia do weryfikacji przez Gabinet zgodnie z 5a.2. Wizyty umówione telefonicznie nie są widoczne w Aplikacji jako Rezerwacje; wizyty umówione na stronie internetowej są w niej widoczne jako Rezerwacje wtedy, gdy we wpisie w kalendarzu podano adres e-mail Konta. Niezależnie od widoczności Rezerwacji kalendarz służy ustaleniu, że wizyta się odbyła.

6. Rezerwacja wizyt, przypomnienia i powiadomienia

6.1. Rezerwacja. Aplikacja umożliwia Klientowi zarezerwowanie terminu wizyty w Gabinecie: wybór usługi z cennika Gabinetu (nazwa, czas trwania, cena), wybór wolnego terminu oraz wskazanie uczestników wizyty spośród Użytkownika głównego i Członków konta (imię i nazwisko oraz numer telefonu każdego uczestnika). Rezerwacja jest zapisywana w terminarzu (kalendarzu) Gabinetu. Rezerwacja wymaga uprzedniego złożenia wymaganych Oświadczeń (pkt 3.8).

6.2. Potwierdzenie Rezerwacji. Po dokonaniu Rezerwacji Klient otrzymuje na adres e-mail Konta potwierdzenie (termin, usługa, uczestnicy, adres Gabinetu, informacja o złożonych Oświadczeniach i o możliwości odwołania), a Gabinet – kopię tego potwierdzenia na wewnętrzny adres rejestracji wraz z adresem e-mail Konta i informacją, czy Oświadczenia zostały złożone w Aplikacji.

6.3. Rezerwacja dokonana w Aplikacji stanowi zarezerwowanie terminu wizyty w Gabinecie; sama usługa jest świadczona i opłacana w Gabinecie (zob. pkt 1.5). Ceny widoczne w Aplikacji pochodzą z cennika Gabinetu.

6.4. Odwołanie wizyty. Klient może odwołać wizytę w Aplikacji najpóźniej 1 godzinę przed jej terminem. Po tym czasie odwołanie w Aplikacji nie jest możliwe – w celu odwołania lub zmiany terminu należy skontaktować się bezpośrednio z Gabinetem.

6.5. Przypomnienia i potwierdzanie wizyt. W przeddzień wizyty Aplikacja wysyła przypomnienie (powiadomienie push oraz wiadomość e-mail) z prośbą o potwierdzenie wizyty. Wizytę można potwierdzić w Aplikacji lub jednym dotknięciem powiadomienia (za pomocą jednorazowego tokenu, który umożliwia wyłącznie potwierdzenie danej wizyty). Przypomnienie push może zostać ponowione, jeżeli wizyta nie została potwierdzona.

6.6. Brak potwierdzenia wizyty może skutkować jej anulowaniem przez Gabinet. O anulowaniu wizyty przez Gabinet Klient jest informowany przez Gabinet dostępnymi kanałami kontaktu.

6.7. Gabinet może odmówić przyjęcia rezerwacji lub anulować rezerwację w uzasadnionych przypadkach (m.in. nadużycia, wcześniejsze nieodwołane nieobecności); w takim przypadku Klient może umówić wizytę bezpośrednio w Gabinecie.

6.8. Wiadomość po wizycie. Jeżeli Klient wyraził w Aplikacji dobrowolną zgodę na jednorazowy kontakt e-mail po wizycie, dzień po odbytej wizycie może otrzymać wiadomość z podziękowaniem za wizytę i informacją, że wyniki pojawią się w Aplikacji (wiadomość może zawierać podsumowanie lub ankietę zadowolenia w zakresie objętym zgodą). Bez tej zgody wiadomość nie jest wysyłana.

6.9. Powiadomienia. Powiadomienia push wymagają zgody wyrażonej w systemie operacyjnym urządzenia i mogą zostać w każdej chwili wyłączone w ustawieniach Aplikacji lub systemu. Wyłączenie powiadomień nie ogranicza pozostałych funkcji Aplikacji, ale może uniemożliwić otrzymywanie przypomnień push o wizytach. Treść powiadomień i wiadomości e-mail zawiera wyłącznie dane organizacyjne wizyty (termin, usługa, uczestnicy) – nie zawiera wyników testów/ocen.

6.10. Powiadomienia o wcześniejszym terminie. Klient może zapisać się w Aplikacji na powiadomienie o zwolnieniu terminu w wybranym dniu lub okresie (do 14 dni naprzód). Powiadomienie jest wysyłane wiadomością e-mail na adres e-mail Konta oraz – jeśli to możliwe – powiadomieniem push. Powiadomienie nie jest Rezerwacją: o terminie decyduje kolejność Rezerwacji, więc może on zostać zajęty, zanim Klient go zarezerwuje. Zapis można w każdej chwili anulować w zakładce „Wizyty”; wygasa on też sam po upływie wybranego okresu lub po dokonaniu Rezerwacji w tym okresie.

6.11. Rezerwacje, przypomnienia i potwierdzenia wizyt mają charakter organizacyjny (obsługa terminarza Gabinetu) i nie stanowią świadczenia zdrowotnego, diagnozy ani porady medycznej.

7. Własność intelektualna

7.1. Aplikacja, jej kod, interfejs, nazwa, logo, układ graficzny oraz inne elementy podlegają ochronie prawnej i przysługują Dostawcy Aplikacji (Media Friends) lub podmiotom, od których Dostawca Aplikacji uzyskał odpowiednie prawa. Treść ekranu informacyjnego (pkt 2.6) pochodzi ze strony internetowej Gabinetu i podlega prawom Usługodawcy Wellness.

7.2. Korzystanie z Aplikacji nie powoduje przeniesienia na Klienta jakichkolwiek praw własności intelektualnej. Klient uzyskuje wyłącznie ograniczone, niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Aplikacji w zakresie wynikającym z jej przeznaczenia.

7.3. Wyniki testów i ocen paramedycznych/wellness oraz dane dotyczące zdrowia Klienta pozostają jego danymi i podlegają odrębnym zasadom określonym w przepisach prawa oraz w Polityce prywatności. Klient może zapisywać i udostępniać własne wyniki (pkt 2.5) na własną odpowiedzialność.

8. Dostępność Usługi i wyłączenie gwarancji

8.1. Dostawca Aplikacji (Media Friends) dokłada starań, aby Aplikacja działała prawidłowo i była dostępna w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności.

8.2. Aplikacja jest udostępniana w stanie „takim, w jakim jest” („as is”). W zakresie dozwolonym przez prawo Dostawca Aplikacji nie udziela gwarancji co do nieprzerwanego, bezbłędnego lub wolnego od zakłóceń działania Aplikacji.

8.3. Możliwe są przerwy techniczne wynikające z konserwacji, aktualizacji, awarii lub działania podmiotów trzecich (np. dostawców infrastruktury, dostawców usług doręczania powiadomień, hostingu strony internetowej Gabinetu). Dostawca Aplikacji w miarę możliwości będzie informował o planowanych przerwach.

8.4. Dostawca Aplikacji nie gwarantuje doręczenia każdego powiadomienia push lub wiadomości e-mail (doręczanie zależy m.in. od ustawień urządzenia, operatorów i dostawców zewnętrznych). Przypomnienia mają charakter pomocniczy – brak przypomnienia nie zwalnia Klienta z dbałości o umówione terminy.

8.5. Dostawca Aplikacji nie gwarantuje, że Powiązanie wyników nastąpi automatycznie ani w określonym terminie (sekcja 5a); termin udostępnienia wyniku zależy od umieszczenia go w archiwum przez Gabinet oraz od zgodności danych.

8.6. Dostawca Aplikacji może w każdym czasie modyfikować, ograniczać lub zaprzestać świadczenia Usługi w warstwie technicznej, z poszanowaniem praw Klienta wynikających z przepisów bezwzględnie obowiązujących oraz obowiązków Usługodawcy Wellness dotyczących prowadzonych przez niego wyników i danych.

9. Ograniczenie odpowiedzialności

9.1. W granicach dozwolonych przez prawo Dostawca Aplikacji (Media Friends) nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

  • niemożności skorzystania z Aplikacji lub przerw w jej działaniu;
  • nieuprawnionego dostępu do Konta wynikającego z niezachowania poufności danych logowania przez Klienta;
  • niedoręczenia powiadomienia lub przypomnienia z przyczyn niezależnych od Dostawcy Aplikacji (zob. pkt 8.4);
  • opóźnienia lub braku automatycznego Powiązania wyników wynikającego z niezgodności danych podanych przez Klienta z danymi Gabinetu (sekcja 5a);
  • wykorzystania, utraty lub ujawnienia plików zapisanych przez Klienta poza Aplikacją (pkt 2.5).

9.2. Za treść i poprawność udostępnianych wyników testów i ocen paramedycznych/wellness, za świadczenie usług paramedycznych/wellness, za treść Oświadczeń, za decyzje w sprawie Powiązania wyników wymagającego weryfikacji oraz za prowadzenie terminarza wizyt (w tym decyzje o anulowaniu niepotwierdzonych wizyt) odpowiada Usługodawca Wellness (Volovyk Clinic), na zasadach określonych w przepisach prawa. W granicach dozwolonych przez prawo Dostawca Aplikacji nie ponosi odpowiedzialności za decyzje zdrowotne podjęte wyłącznie na podstawie treści udostępnionych w Aplikacji, bez konsultacji z lekarzem.

9.3. Powyższe ograniczenia nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności żadnego z podmiotów w zakresie, w jakim nie może ona zostać wyłączona lub ograniczona na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o ochronie konsumentów oraz odpowiedzialności za szkody na osobie.

9.4. Postanowienia Regulaminu nie naruszają praw Klienta będącego konsumentem wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

10. Usunięcie i zawieszenie Konta

10.1. Usunięcie Konta przez Klienta. Klient może w każdej chwili usunąć Konto za pośrednictwem Aplikacji (menu → „Usuń konto”). Dodatkowo Klient może skontaktować się z Gabinetem pod adresem .

10.2. Usunięcie Konta powoduje utratę dostępu do Aplikacji, usunięcie danych logowania, danych rejestracyjnych, listy Członków konta, tokenów urządzeń oraz zapisu złożonych Oświadczeń. Pliki zapisane przez Klienta poza Aplikacją nie są usuwane. Po wycofaniu zgody lub usunięciu Konta Administrator (Volovyk Clinic) może zachować niezbędny, ograniczony zakres danych (m.in. rejestr zdarzeń rezerwacji, rejestr Powiązania wyników, wpisy w rejestrze dostępu personelu oraz wpisy w Kartotece służące rozróżnieniu osób o tym samym imieniu i nazwisku) przez okres przedawnienia roszczeń cywilnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo danych). Szczegółowe zasady przechowywania i usuwania danych określa Polityka prywatności.

10.3. Zawieszenie lub usunięcie Konta. Konto może zostać zawieszone lub usunięte przez Dostawcę Aplikacji (z przyczyn technicznych lub bezpieczeństwa) albo na wniosek Usługodawcy Wellness, w przypadku:

  • naruszenia Regulaminu, w szczególności zasad korzystania (sekcja 4);
  • podejrzenia nieuprawnionego dostępu lub nadużycia, w tym podania nieprawdziwych danych w celu uzyskania dostępu do wyników innej osoby;
  • braku możliwości potwierdzenia tożsamości Klienta przez Gabinet;
  • zakończenia relacji Klienta z Gabinetem;
  • gdy wymagają tego przepisy prawa lub bezpieczeństwo danych.

10.4. W miarę możliwości Klient zostanie poinformowany o zawieszeniu lub usunięciu Konta, chyba że przepisy prawa lub względy bezpieczeństwa stanowią inaczej.

10.5. Zawieszenie Konta personelu i odebranie uprawnienia. Konto personelu zostaje zawieszone, a uprawnienie odebrane niezwłocznie w przypadku:

  • utraty upoważnienia, w szczególności ustania współpracy osoby z Personelu z Administratorem;
  • naruszenia obowiązku poufności lub innych obowiązków określonych w sekcji 3a;
  • podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta personelu lub nadużycia;
  • gdy wymagają tego przepisy prawa lub bezpieczeństwo danych.

Odebranie uprawnienia kończy wszystkie trwające sesje pracy. Wpisy dokonane wcześniej w rejestrze dostępu personelu pozostają zachowane (pkt 3a.4).

11. Ochrona danych osobowych

11.1. Zasady przetwarzania danych osobowych Klienta i Członków konta, w tym danych dotyczących zdrowia, opisane są w Polityce prywatności dostępnej pod adresem https://www.doctorvolovyk.com/privacy-policy-app/ oraz w Aplikacji, która stanowi odrębny dokument.

11.2. Administratorem danych osobowych Klienta jest Volovyk Clinic Sp. z o.o. (Usługodawca Wellness). Media Friends Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe Klienta jako podmiot przetwarzający w imieniu i na polecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

11.3. Podstawą przetwarzania danych dotyczących zdrowia Klienta jest jego wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), udzielana w Aplikacji (pkt 3.8) lub – dla Klientów, którzy udzielili jej wcześniej – w Gabinecie. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dane związane z obsługą rezerwacji, przypomnień i konta przetwarzane są w zakresie niezbędnym do wykonania Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); zapis złożonych Oświadczeń oraz rejestr Powiązania wyników prowadzone są w celu wykazania zgody i zapewnienia bezpieczeństwa danych, a rejestr dostępu personelu – w celu rozliczalności dostępu do danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 32 RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO); szczegóły zawiera Polityka prywatności.

11.4. Obsługa praw Klienta dotyczących danych osobowych (m.in. dostęp, sprostowanie, ograniczenie przetwarzania, wycofanie zgody) realizowana jest przez Administratora, tj. Volovyk Clinic. Szczegóły dotyczące podstaw przetwarzania, odbiorców danych, okresów przechowywania oraz praw Klienta zawiera Polityka prywatności.

12. Zmiany Regulaminu i data wejścia w życie

12.1. Dostawca Aplikacji (Media Friends), w porozumieniu z Usługodawcą Wellness w zakresie go dotyczącym, może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian funkcjonalności Aplikacji lub względów bezpieczeństwa.

12.2. Usługodawca informuje Klientów o zmianach Regulaminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie, w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi (np. komunikat w Aplikacji lub wiadomość na podany adres e-mail). Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę / zaprzestać korzystania z Usługi przed wejściem zmian w życie. Akceptacja nowej wersji Regulaminu następuje w Aplikacji (pkt 3.8).

12.3. Niniejszy Regulamin został opublikowany dnia 2026-10-09 i obowiązuje od dnia 2026-10-26 (poprzednia wersja z dnia 2026-09-01).

13. Prawo właściwe, kontakt i rozwiązywanie sporów

13.1. Prawo właściwe. Regulamin podlega prawu polskiemu. Postanowienie to nie pozbawia Klienta będącego konsumentem ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa jego miejsca zwykłego pobytu.

13.2. Kontakt. W sprawach technicznych dotyczących Aplikacji i Regulaminu Klient może kontaktować się z Dostawcą Aplikacji (Media Friends) pod adresem: . W sprawach dotyczących usług paramedycznych/wellness, wyników testów i ocen, Powiązania wyników, wizyt oraz danych osobowych (jako Administrator) właściwy jest Usługodawca Wellness (Volovyk Clinic) pod adresem: .

13.3. Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich. Klient będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in.: (a) z platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) Unii Europejskiej dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr; (b) z pomocy stałych polubownych sądów konsumenckich, wojewódzkich inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów. Skorzystanie z tych metod jest dobrowolne.

13.4. Spory nierozwiązane polubownie podlegają rozstrzygnięciu przez właściwy sąd zgodnie z przepisami prawa.