Obowiązuje od 23 października 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.doctorvolovyk.com (dalej: „Serwis”), w jakich celach i na jakiej podstawie, komu je przekazujemy oraz jakie prawa Ci przysługują. Dokument uwzględnia przepisy RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”), w tym zasady dotyczące plików cookies (art. 399–400 PKE) i marketingu elektronicznego (art. 398 PKE).
Zasady przetwarzania danych w aplikacji mobilnej „Dr Volovyk” opisuje odrębna Polityka prywatności aplikacji.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Volovyk Clinic Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 155/U3, 02-326 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000725113, NIP 5291821045, REGON 369805380 (dalej: „Administrator”, „my”).
Gabinet, w którym odbywają się wizyty, mieści się przy ul. Zwoleńskiej 40/16, 04-761 Warszawa.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji Twoich praw, możesz skontaktować się z nami:
- e-mailowo: kontakt@doctorvolovyk.com,
- listownie: Volovyk Clinic Sp. z o.o., Aleje Jerozolimskie 155/U3, 02-326 Warszawa.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
3.1. Rezerwacja wizyty przez Serwis
Gdy rezerwujesz wizytę za pomocą formularza rezerwacji, przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybraną usługę, liczbę osób, termin wizyty, odpowiedź na pytanie „Skąd o nas wiesz?” oraz informacje, które sam wpiszesz w formularzu. Jeżeli rezerwujesz wizytę także dla innych osób (np. członków rodziny lub dziecka), podajesz tylko ich liczbę – w formularzu nie zbieramy ich imion, nazwisk ani innych danych.
Dane przetwarzamy, aby przyjąć i obsłużyć rezerwację: zapisać termin w kalendarzu gabinetu, wysłać potwierdzenie i przypomnienie, umożliwić odwołanie lub zmianę terminu oraz skontaktować się z Tobą w sprawie wizyty.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy o świadczenie usługi.
Potwierdzenie i przypomnienia o wizycie. Po rezerwacji wysyłamy Ci e-mail z potwierdzeniem, terminem, dojazdem i linkiem do odwołania wizyty. Dzień przed wizytą wysyłamy e-mail z przypomnieniem i przyciskiem „Potwierdzam”. SMS wysyłamy wyłącznie wtedy, gdy wizyta pozostaje niepotwierdzona, najwyżej jeden na wizytę i tylko na polski numer telefonu komórkowego. Zawiera on m.in. termin wizyty, adres i link do potwierdzenia, a nie zawiera nazwy usługi ani informacji o zdrowiu. Na inne numery telefonów wysyłamy wyłącznie e-mail. Wiadomości te służą wyłącznie obsłudze Twojej rezerwacji i nie mają charakteru marketingowego. Rezerwacje wykonane w aplikacji mobilnej nie otrzymują tych SMS-ów (zasady obowiązujące w aplikacji opisuje Polityka prywatności aplikacji). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Prowadzimy również licznik odwołanych rezerwacji, ponieważ po trzecim odwołaniu kolejna rezerwacja wymaga wpłaty zadatku. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na sprawnej organizacji terminów gabinetu.
Odpowiedź na pytanie „Skąd o nas wiesz?” służy nam wyłącznie do oceny, które źródła informacji o gabinecie działają; przechowujemy ją razem z rezerwacją. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ocenie skuteczności naszych działań informacyjnych.
Sprawdzenie listy zablokowanych rezerwacji. Przy każdej rezerwacji przez Serwis system automatycznie porównuje podany adres e-mail i numer telefonu z listą danych, dla których zablokowaliśmy rezerwacje online (np. po nadużyciach albo nieobecnościach na wcześniejszych wizytach bez ich odwołania). O wpisaniu danych na tę listę decyduje gabinet. Jeśli dane się na niej znajdują, formularz nie przyjmie rezerwacji i poprosi o kontakt telefoniczny – wizytę można wtedy umówić telefonicznie. Robimy to, aby zapobiegać nadużyciom i rezerwacjom, na które nikt nie przychodzi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes. Dane na liście przechowujemy przez czas obowiązywania blokady.
Po wizycie przechowujemy historię wizyt, aby wypełnić ciążące na nas obowiązki dokumentowania świadczonych usług i stosowanych wyrobów (w tym wynikające z rozporządzenia (UE) 2017/745 – MDR). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Formularz rezerwacji nie służy do przekazywania informacji o stanie zdrowia. Prosimy nie wpisywać w nim takich informacji. Informacje o zdrowiu, które przekazujesz podczas wizyty, przetwarzamy wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), odebranej w gabinecie lub w aplikacji. Administrator prowadzi działalność paramedyczną (wellness) i nie jest podmiotem leczniczym.
3.2. Rozliczenia i obowiązki księgowe
Jeżeli za wizytę wystawiamy rachunek lub fakturę, przetwarzamy dane niezbędne do jej wystawienia i przechowywania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.
3.3. Kontakt telefoniczny i e-mailowy
Jeżeli kontaktujesz się z nami telefonicznie lub e-mailowo, przetwarzamy dane, które nam przekażesz (np. imię, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości), aby odpowiedzieć na Twoje pytania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na udzielaniu odpowiedzi; jeśli kontakt dotyczy rezerwacji lub wizyty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3.4. Newsletter
Jeżeli zapiszesz się do newslettera, przetwarzamy Twój adres e-mail (i imię, jeśli je podasz), aby wysyłać Ci informacje o nowych artykułach, usługach i wydarzeniach gabinetu. Podstawa prawna: Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 PKE. Zapis jest dobrowolny. Z newslettera możesz zrezygnować w każdej chwili, klikając link w stopce każdej wiadomości albo pisząc na adres kontakt@doctorvolovyk.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wysyłki dokonanej wcześniej.
Do wysyłki newslettera korzystamy z narzędzia MailerLite, które może mierzyć, czy wiadomość została otwarta i czy kliknięto w zawarte w niej linki. Robimy to, aby ocenić, które treści są przydatne – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3.5. Statystyki i marketing (pliki cookies)
Za Twoją zgodą korzystamy z narzędzi, które pomagają nam zrozumieć, jak odwiedzający korzystają z Serwisu, oraz mierzyć skuteczność naszych działań promocyjnych: Google Analytics i Google Tag Manager, Google Ads oraz piksel Meta (Facebook). Narzędzia te działają tylko wtedy, gdy wyrazisz na nie zgodę w banerze cookies. Podstawa prawna: art. 399 ust. 1 PKE oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Szczegóły opisuje punkt 11.
3.6. Filmy YouTube
W Serwisie osadzamy filmy z serwisu YouTube. Odtwarzacz łączy się z serwerami Google dopiero wtedy, gdy uruchomisz film lub wyrazisz zgodę na cookies kategorii, do której należą cookies YouTube. Od tej chwili Google może zapisywać na Twoim urządzeniu własne pliki cookies – zgodnie z polityką prywatności Google.
3.7. Profile w mediach społecznościowych
Prowadzimy profile w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, YouTube). Gdy wchodzisz z nimi w interakcję (komentarz, wiadomość, polubienie), przetwarzamy dane widoczne w Twoim profilu i treść interakcji, aby prowadzić profil i komunikować się z Tobą. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W zakresie statystyk profilu na Facebooku jesteśmy współadministratorem danych razem z Meta Platforms Ireland Ltd. (art. 26 RODO). Na przetwarzanie danych przez operatorów tych serwisów wpływ mają ich własne regulaminy i polityki prywatności.
3.8. Bezpieczeństwo Serwisu i dochodzenie roszczeń
Serwer, na którym działa Serwis, automatycznie zapisuje dane techniczne żądań (m.in. adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej strony, typ przeglądarki) w logach serwera. Wykorzystujemy je wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu. Formularz rezerwacji chronimy też przed nadużyciami i automatycznymi zgłoszeniami: ograniczamy liczbę rezerwacji z jednego adresu IP, adresu e-mail i numeru telefonu. W bazie rezerwacji nie zapisujemy pełnego adresu IP, tylko jego skrót utworzony z dodatkiem tajnej wartości (tzw. solony skrót). Tak samo – jako solone skróty – zapisujemy adres e-mail i numer telefonu w licznikach, które służą tym limitom. Możemy też przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Aplikacja „Dr Volovyk” i tryb wyświetlania w aplikacji
Aplikacja mobilna gabinetu może wyświetlać wybrane strony Serwisu. W takim trybie Serwis jest ładowany bez narzędzi analitycznych, marketingowych i bez baneru cookies, a formularz rezerwacji jest ukryty (rezerwacja odbywa się w aplikacji). Do serwera trafiają wyłącznie standardowe dane techniczne żądania. Przetwarzanie danych w aplikacji opisuje Polityka prywatności aplikacji.
5. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu rezerwacji jako wymagane nie możemy jednak przyjąć rezerwacji, a bez adresu e-mail – zapisać Cię do newslettera. Zgoda na pliki cookies inne niż niezbędne jest w pełni dobrowolna i jej brak nie ogranicza możliwości korzystania z Serwisu.
6. Komu przekazujemy dane
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić Serwis i gabinet, i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań. Przetwarzają one dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), albo jako odrębni administratorzy – w zakresie, w jakim samodzielnie decydują o celach przetwarzania (dotyczy to w szczególności Google i Meta przy narzędziach działających na podstawie Twojej zgody).
| Odbiorca | Zakres |
|---|---|
| Dostawca hostingu i poczty e-mail (jdm.pl) | utrzymanie Serwisu, bazy danych rezerwacji i skrzynek pocztowych; serwery w Niemczech (UE) |
| Podmioty świadczące usługi IT, w tym Media Friends Sp. z o.o. | utrzymanie, rozwój i zabezpieczenie Serwisu oraz aplikacji |
| Supabase, Inc. | baza danych i funkcje serwerowe systemu rezerwacji (dane rezerwacji, terminy przypomnień, linki do potwierdzenia i odwołania wizyty); dane przechowywane na serwerach w UE |
| Digital Virgo Polska (JustSend) | wysyłka SMS-ów z przypomnieniem o wizycie (numer telefonu, treść wiadomości) |
| Google Ireland Limited (Google LLC) | Kalendarz Google gabinetu (terminy wizyt), Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, YouTube |
| Meta Platforms Ireland Limited (Meta Platforms, Inc.) | piksel Meta – pomiar skuteczności reklam (za zgodą) |
| UAB „MailerLite” (Litwa) | wysyłka newslettera i formularze zapisu |
| CookieYes Limited (Wielka Brytania) | obsługa baneru cookies i zapis Twoich wyborów |
| Biuro rachunkowe, kancelarie prawne | obsługa księgowa i prawna – w niezbędnym zakresie |
Dane możemy udostępnić także organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część wymienionych dostawców (Google, Meta, Supabase, a w niektórych przypadkach także ich podwykonawcy oraz podwykonawcy MailerLite) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). CookieYes Limited przetwarza dane w Wielkiej Brytanii, wobec której Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z nami.
8. Jak długo przechowujemy dane
- Historia wizyt i dokumentacja świadczonych usług, w tym licznik odwołanych rezerwacji – przez okres, w którym obowiązują nas przepisy wymagające dokumentowania świadczonych usług i stosowanych wyrobów, w tym rozporządzenia (UE) 2017/745 w sprawie wyrobów medycznych (MDR), a po jego upływie – do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.
- Dane rezerwacji w systemie rezerwacji Serwisu (dane kontaktowe, termin i rodzaj wizyty, informacje o wysłanych przypomnieniach) – przez 180 dni po dniu wizyty, a następnie usuwamy je z tego systemu.
- Lista zablokowanych rezerwacji (adres e-mail i numer telefonu) – przez czas obowiązywania blokady.
- Dokumenty księgowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Korespondencja – przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a jeśli dotyczy wizyty lub możliwych roszczeń – do upływu okresu ich przedawnienia.
- Newsletter – do czasu wycofania zgody; potwierdzenie zapisu i rezygnacji przechowujemy do upływu okresu przedawnienia roszczeń, aby móc wykazać zgodność wysyłki z prawem.
- Pliki cookies – przez okresy wskazane w punkcie 11 lub do czasu ich usunięcia w przeglądarce.
- Logi serwera – nie dłużej niż 12 miesięcy.
9. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; zgodę na pliki cookies zmienisz w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z praw, napisz na adres kontakt@doctorvolovyk.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.
10. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Jeżeli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, Google i Meta mogą wykorzystywać informacje o Twojej wizycie w Serwisie do dopasowania wyświetlanych Ci reklam.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Serwis korzysta z cookies i podobnych technologii (np. pamięci przeglądarki). Zgodnie z art. 399 PKE cookies niezbędne do działania Serwisu stosujemy bez zgody, a wszystkie pozostałe – wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies. Baner pozwala zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie. Swój wybór możesz zmienić w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
| Kategoria | Przykładowe cookies | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|---|
| Niezbędne (bez zgody) | PHPSESSID, cookieyes-consent | działanie Serwisu i formularza rezerwacji, zapamiętanie Twoich wyborów dotyczących cookies | do końca sesji; cookieyes-consent – do 1 roku |
| Analityczne (za zgodą) | _ga, _gid, _gat_*, _gcl_au (Google) | statystyki odwiedzin, analiza sposobu korzystania z Serwisu, pomiar konwersji | od 1 minuty do 2 lat |
| Marketingowe (za zgodą) | _fbp (Meta), IDE, test_cookie (Google/DoubleClick), YSC, VISITOR_INFO1_LIVE (YouTube) | pomiar skuteczności reklam, dopasowanie reklam, obsługa osadzonych filmów | od końca sesji do 13 miesięcy |
Aktualną, pełną listę cookies wraz z dostawcami zobaczysz po kliknięciu „Ustawienia cookies”. Cookies możesz też zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki – zablokowanie cookies niezbędnych może jednak utrudnić korzystanie z formularza rezerwacji.
12. Dzieci
Serwis nie jest skierowany do dzieci. Wizytę dziecka rezerwuje rodzic lub opiekun prawny, który w formularzu rezerwacji podaje swoje dane i liczbę osób – bez danych dziecka. Do newslettera mogą zapisać się wyłącznie osoby, które ukończyły 16 lat.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie (HTTPS/TLS), ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób, zabezpieczenie kont administracyjnych Serwisu (m.in. uwierzytelnianie dwuskładnikowe), regularne aktualizacje oprogramowania oraz kopie zapasowe.
14. Zmiany polityki prywatności
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy lub sposób, w jaki przetwarzamy dane (np. gdy zaczynamy korzystać z nowego narzędzia). Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data na jej początku wskazuje, od kiedy obowiązuje.